2022.06.21
Xin chào mọi người,
Mình là Tâm Anh, phiên dịch tại FCV Hà Nội.
Bất cứ cơ quan nào cũng cần lưu trữ những hồ sơ, giấy tờ để tra cứu lúc cần thiết,
đặc biệt có một số giấy tờ quan trọng mang tính pháp lý cao.
Các doanh nghiệp trên thế giới đang hướng tới một
văn phòng không sử dụng giấy tờ truyền thống.
Vậy ở Việt Nam xu hướng này diễn ra như thế nào, hôm nay mình muốn nói về chủ đề này.
Thực tế có rất nhiều bất tiện khi chúng ta lưu trữ quá nhiều văn thư tại văn phòng.
Chưa kể đến việc khối lượng công văn ngày càng tăng, diện tích lưu kho
sẽ ngày càng quá tải. Và việc mất mát thất lạc công văn là rủi ro rất dễ xảy ra.
Tại Việt Nam, theo quy định của pháp luật, đối với từng loại tài liệu khác nhau
thì thời hạn lưu trữ tài liệu lại khác nhau vì thời hạn này phụ thuộc vào giá trị
sử dụng và hiệu lực của tài liệu:
| Tài liệu | Thời hạn lưu trữ | |
| Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty | Vĩnh viễn | |
| Biên bản họp | 10 năm | |
| Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán | Dài hạn, hàng năm | Vĩnh viễn |
| 6 tháng, 9 tháng | 20 năm | |
| Quý, tháng | 5 năm | |
| Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 10 năm | |
| Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 5 năm | |
| Hồ sơ lao động sau khi chấm dứt hợp đồng | 5 năm | |
| Hồ sơ tài sản cổ định: các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản… | 10 năm | |
Thực tế, quá trình chuyển đổi qua mô hình không giấy ở doanh nghiệp Việt Nam còn chậm so với thế giới.
Đầu tiên phải nói đến tâm lý ngại thay đổi. Hầu hết các doanh nghiệp đều đã quá quen thuộc với hình thức
quản lý kiểu truyền thống. Khi đã quá quen với cách làm cũ rồi thì họ lại ngại thay đổi hay vẫn muốn đi theo lối mòn.
Thêm nữa, theo Phòng Công nghiệp và Thương mại Việt Nam (VCCI),
hiện doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam chiếm khoảng 97% tổng số doanh nghiệp,
có 80% đến 90% máy móc sử dụng trong các doanh nghiệp Việt Nam là nhập khẩu,
gần 80% là những công nghệ cũ từ thập niên 1980-1990.
Sự chậm chạp trong việc phát triển công nghệ thông tin, cũng như chuyển đổi số chính là
1 nguyên nhân lớn dẫn đến quá trình văn phòng không giấy diễn ra chậm.
Hơn nữa, các doanh nghiệp còn đắn đo, cân nhắc xem hệ thống hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật có thể đáp ứng
được đầy đủ những yêu cầu của một hệ thống mới hay không.
Đó chính là lý do xu hướng “văn phòng không giấy ở Việt Nam” còn diễn ra chậm.
Vậy chúng ta phải chuyển qua văn phòng không giấy tờ như thế nào?
Trước tiên, chúng ta phải thay đổi nhận thức rằng,
“Không giấy tờ” có ý nghĩa thực sự là không sử dụng giấy tờ.
Trừ một số trường hợp bắt buộc phải sử dụng,
nhận thức về việc sử dụng giấy cần được ghi nhớ :
“Không xuất, không cầm, không nhận”
Và quan trọng nhất, cần có sự tham gia của tất cả mọi người.
Tiếp theo, doanh nghiệp Việt Nam cần số hóa nội bộ và áp dụng hệ thống chia sẻ tệp.
Đây là quá trình chuyển các dạng tài liệu của doanh nghiệp từ
dạng bản viết tay, đánh máy, hình ảnh,… thành các dạng dữ liệu
sử dụng được trên máy tính.
Rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn mà một doanh nghiệp có thể tiết kiệm
được khi sử dụng mô hình Văn phòng không giấy:
Chi phí hành chính: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí.
Chi phí văn phòng: không gian văn phòng cho các tệp hồ sơ.
Chi phí lãng phí nhân lực.
Các loại chi phí thất thoát do rủi ro.
Phòng họp không giấy cũng giúp giảm thiểu việc trình bày trên giấy tờ.
Thay vào đó, tất cả những người tham gia sẽ triển khai những ý tưởng, đóng góp qua máy tính và phần mềm.
Người chủ trì sẽ thực hiện nội dung cuộc họp dựa trên powerpoint, máy tính và máy chiếu.
Ngoài ra, chúng ta có thể giảm sản lượng giấy bằng cách sử dụng
màn hình kép, giúp tăng năng suất, linh hoạt, tiết kiệm.
Sự tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm, bảo vệ môi trường là những mục tiêu
mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn hướng tới.
Đó là lý do, văn phòng không giấy tờ là là xu hướng được khuyến khích
các doanh nghiệp ở bất kỳ quốc gia nào. Hy vọng rằng trong tương lai không xa
một văn phòng không giấy tờ sẽ là xu hướng phổ biến của các doanh nghiệp Việt Nam.
