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2022.10.31

知ってそうで知らない? 最適な複合機とは

複合機とは、印刷・スキャン・FAXの機能を1台に集約することで、

業務とスペース効率化を図ったオフィスの定番アイテムです。

 

複合機には次のようなものがあります。

3機能(プリント、コピー、スキャン)と4機能(前者+FAX)のものがありますが、

海外オフィスでは、FAX機能を使わない方が主流となっております。

 

多くの複合機が販売されている中で、

オフィスのニーズと予算に見合った複合機を見つけるのは

一般の方には難しいかもしれません。

 

では、どのように複合機を選べばよいのでしょうか。

FUJIFILMのホーチミン営業担当の千葉様の協力をいただき、

複合機について解説をさせていただきます。

 

カラー印刷と白黒印刷、どちらが必要?

 

カラー印刷か、モノクロ印刷かの選択では、

契約書類や取引書類を出力するだけの場合、モノクロ印刷だけで

間に合うケースもありますが、会社案内や写真のある資料を印刷する際には

カラーが必要な場面も多く、一般的にはカラー印刷が主流となっております。

 

 

ベトナムでは、カラーコピー機に関し、政令第25号/2018/ND-CPの規定により、

使用前に所轄官庁にカラーコピー機の使用登録をする必要があります。

ベトナムでは、印鑑等の書類偽造を行うケースが多く、

カラーコピー機の使用登録は、不正を回避するために設けられておりました。

(*2023年1月以降、ベトナムのカラーライセンス制度が緩和する噂もあります。)

 

レーザーとインクジェット

複合機は動作原理によって、レーザー式とインクジェット式の2種類に分けられますが、

オフィスの複合機はレーザー式であるのが一般的です。

 

 

 

リースか、買い取りか ?

オフィス運営の担当者であれば、

誰でも一度は「どちらが得なの?

と考えたことのありそうなお題です。

 

メリットとデメリット
買い取り リース
メリット ・会計上の減価償却資産になる

・自社の資産=売却できる

・イニシャルコストがかからない

・月々のお支払いが一律

デメリット ・イニシャルコスト ・所有権がリース社

・メンテナンス代や詳細はリース会社ごとに異なる

結論 ●購入した方が良い場合

-総コストを安く抑えたい時

●リースした方が良い場合

– 初期費用がかからない

 

結論は、総コストを抑えるか、イニシャルを抑えるかの考え方の違いに集約されます。

リースの場合、支払い満了までの総年数に対し、金利も含めた分割額になります。

リース期間満了時に買取りオプションを選択する際にも別途費用が発生します。

総額で考えた場合には買い取りが得、イニシャルを抑えるためにはリースが効果的

考えるのがよいと思います。

 

 

さらに複合機を選ぶのに、

機能を比較して適した複合機を見つける必要があります。

検討すべき機能は主には下記のようなものとなります。

 

1. 印刷速度

印刷速度は、複合機を選ぶ際に最も重要なスペックの1つ、

仕様書に “ppm “と記載されています。

   あまり紙を出力しないオフィス業態 25~30ppm、

   一般業態 35~40ppm

が便利だとされております。

人数が多いオフィスで常に大量の出力が必要なオフィスでは

もっと早い出力スピードの機種を選ぶことをおすすめいたします。

 

 

2. 用紙容量

A3とA4利用タイプが一般的ですが、明らかにA3用紙を使わない場合は、

メーカーさんへ相談してスペックを定めましょう。

3. スキャン機能

ほとんどのオフィスプリンターにスキャナーが装備されています。

すべての機種が自動原稿送り機能や両面スキャン機能を備えているわけではありませんが、

大量の原稿をスキャンする場合は、原稿送り機能は大変便利です。

 

 

画像をよくスキャンする仕事である場合、

スキャナーの光学解像度を確認しましょう。

 ドキュメントのスキャン 600ピクセルで十分

 グラフィックのスキャンの場合 4800ピクセルを目安

にしましょう。

 

 

4. メモリー

複合機は、文書やスキャンデータを保管することができます。

RAMは256MBから2GB、ストレージは1GBから1TBのものがあります。

画像や印刷作業を大量に処理する場合、大容量のメモリーをお勧めします。

メモリが多いほど、より速く処理することができるからです。

複数社での複合機のお見積精査の際は、

このメモリー容量差で価格差が出ていないか、

必ずチェックしましょう。

 

 

5. OCR機能

OCRは「Optical Character Recognition」の略称で、光学的文字認識と呼ばれます。

OCR機能とは、紙などに印刷された文字を読み取り、

編集可能なテキストデータに変換する機能のことを言います。

紙の情報をOCRでテキストデータ変換することで手作業による入力する手間が省けます。

また、デジタルデータとして保管すれば管理・検索も容易になります。

 

OCR機能はオプションで後からインストールできるのか?

機能を今から追加することができますが、古い機種は対応できないことも

ありますのでメーカーへ確認いたしましょう。

下記は、各社のOCR機能に関する窓口コメントです。(*電話による口頭質問)

 

Fujifilm:同社の複合機の新世代ラインは、すべてOCRをサポートしています。

働き方改革が進む中、どの企業でも業務の生産性向上が重要な課題となっています。

業務効率化を向けた対策を模索中の方は、OCR機能が有効です。

オプションでスキャン翻訳機能も加えることもできます。

 

Konica Minolta

Bizhub C287i、Bizhub C300iなど、末尾がiの機種(i-series)の複合機は、

スキャンOCR機能を導入することができます。

OCR機能はオプション機能となります。

 

Canon: OCR機能は、英語と日本語のドキュメントをスキャンする際によく認識されます。

特に、ベトナム語の文書では、まだエラー表示されるケースも。

OCR機能を使用するには、追加のソフトウェアをインストールする必要があります。

 

Brother:OCRを搭載している複合機がいくつかありますが、英語のドキュメントのみ読み取りが良く、

ベトナム語のドキュメントは、エラー表示されることも実際にあります。

OCR機能を使用するためには、追加のドライバーをインストールする必要があります。

 

HP: OCR機能があるのはHPスキャナーだけで、複合機にはこの機能はございません。

 

FAX機能に取って変わる日進月歩のOCR機能。

今後、新たな業務効率化のオプション機能として普及していくことが予想されますが、

ベトナム語の読み取りはまだエラーが多いこともわかりました。

 

■参考リンク

Fujifilm

https://www.fujifilm.com/fbvn/vi-vn/products/vn-multifunction-printers

Konica Minolta

https://www.konicaminolta.vn/business/product-category/in-an-van-phong/may-in-mau-da-chuc-nang/

Canon

https://vn.canon/vi/consumer/products/search?category=printing&subCategory=laser-printers

Ricoh

https://www.ricoh.com.vn/products/office-printing/multifunction-printers

Brother

https://www.brother.com.vn/vi-vn/products/all-printers/printers?fr=all-in-one

HP

https://www.hp.com/vn-vi/printers/enterprise-printers.html

 

お客様のオフィス業務にお役になれば嬉しく思います。

お読みいただきまして、ありがとうございました。

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