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チームワークにおいて重要な事

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フロンティアコンサルティング・ベトナムのジェット中島です。

 

最近世間の女子に逆行して、ヴィーガンではなく

完全に肉食生活をしております。

 

先日「もも」が安いという看板をみて

「モモ肉」かなと思ってお店に入ったら、果物の「桃」でした。

食物に関しては完全に肉中心に考えているんだなと実感しました。

 

ところで・・・・

 

先日iPhoneのプライバシーフィルムを買いました。

 

 

写真-1

ななめから見たパターン

 

写真-2

正面から見たパターン

 

あのよく使われているヤツです。

覗かれても角度によっては見えないヤツです。

 

そんな物を張るってことはやましいことがあるんじゃないか?

 

とかいう声が聞こえてきそうですが、

そういう輩には声高らかに言ってやります。

 

うるせえー!!

 

逆ギレで回避です笑

 

 

 

どんなページを携帯で見てるかは

 

 

ひ・み・つ(はあと)♩

 

 

 

おふざけはここら辺にして、

たまには真面目な話しをしましょう。

 

実はこの覗かせたり、覗かせなかったりって仕事の中でよく行っている行為の一部なんです。

 

つまり自分で見せる、見せないという権限を付与している行為ですからね。

 

よく仕事だとファイルを共有する機会もあり

多くはファイルサーバー上にデータをアップして、

みんながアクセス出来るというケースが、中小企業では多いのではないでしょうか。

 

我々がオフィス移転で関わるほとんどの企業はこの形が多く

NASという一番一般的なデータ共有システムを使っています。

 

ただこれってかなり危険なデータ共有方法だって知ってました?

 

なぜかというと権限付与が難しいです。

 

この形で権限付与をする場合は

アクセスするフォルダに通常パスワードを設定して制限をかけます。

 

もしくは制限をかけたいデータにパスワードを設定したりします。

 

 

しかーーーーーし、

 

これって結構面倒くさい・・・

 

そして、もっと大事なことがあります。

 

それはフォルダ内にファイルがただアップされていて、

自由にファイルを消せるケースが多い。

 

弊社の共有サーバーでも先日誰かが間違って消してしまい、

エンジニアが復旧作業を行いなんとか事なきを得ましたが、

全くもってムダな作業と時間ですね。

 

繰り返し言いますが、

これってかなり多くの企業に当てはまる事なんです。

 

しかしながら、これを「ファイルを消さないで下さい」と言って運用するのはかなりナンセンスです。

 

ヒヤリハットの可能性を大いに含んでるからです。

 

こういうものは根本的な問題を抱えているので、

組織が大きくなればなるほど、人為的なミスが起こりやすくなってきます。

 

では、どうすればいいかということなのですが、

下記のルールでの運用が一番簡単だと思います。

 

  1. 権限者のみがファイルを消去出来るようにする
  2. どの権限者が消したのか分かるようにする
  3. 消去したファイルも一定期間は復元出来るようにする
  4. 上記の運用を専門家に任せる

 

書いてみると簡単でしょ?

 

でもどうやるか分からないという人、教えます。

ウチでの取り組みを。

 

これです!

写真-3

 

もうあまりに有名なサービスですかね?

キントーンです。

 

これは通常であれば、一個一個のシステムを外注して作らなければいけないシステムを

自分達でカスタマイズして作れるという夢のようなシステムです。

 

元々弊社はクラウドの顧客管理・営業支援のツールとして取り入れ、

営業マンが個人で蓄積しているデータを誰でも共有できる事を目的に導入しました。

 

例えば港区という地域を、Aさん、Bさん、Cさんの3人で手分けして

飛び込みで回ったとしましょう。

100件飛び込みをして、感触の良いところも撃沈のところもありました。

そのなかで1年後には仕事が出来そうなお客様や、

3ヶ月毎に飛び込めば信頼関係を築けそうなお客さんもいました。

 

しかしながら、3ヶ月後にBさん、Cさんが退職してしまい

Aさんだけで飛び込みのお客様の整理をしなければいけませんでした。

そうすると、記憶に頼らなくてはいけなく、漏れ・ダブリといったMECEが欠けてしまいますね。

 

ただし、

この時に

 

ーいつ

ー誰が

ーどのお客さんと

ーどこで

ーどのように

 

といった会議の内容を記録しておけるのが、このキントーンになります。

 

つまり、「お客様とのやりとりを記憶に頼らずにクラウドで残しておける」

のがこのプログラムの元々の使い方でした。

 

クラウド上に、その時に提出したデータや宿題等も残しておけ

例え営業マンが退職した時も過去の会社の財産が蓄積出来ます。

 

これが今だともっと発展して

 

ー稟議書提出

ー交通費精算

ー共有データ閲覧

ー日報作成→送付

ー契約書管理

 

 

・・・・等の色々な使い方が出来る為、

社内の基幹システムと同等で使われる事もあるとこのです。

(弊社ではまだそこまで至っていませんが)

 

写真-4

このようにキントーン内に色々なアプリが紹介されています。

 

 

ここで良く出てくる問題が、

1.クラウドだとどこからでも見える為セキュリティが心配

2.エクセルベースが良い

 

 

一つ一つ答えていきますよ。

まず一つ目の「1.クラウドだとどこからでも見える為セキュリティが心配」

これはカフェ等でPCを開きっぱなしにした場合は、誰にでも見えてしまうため

防ぎようがありません。

 

しかし、セキュリティ面ではユーザーとパスワードの設定を

しておけるのでこの点はあまり社内サーバーと変わりはないのではないかと思います。

 

そして、外部からのサーバー攻撃に対しては、社内サーバーよりはかなり強固なのではないかと。

なぜならは普通の企業にいるIT担当者とこういうクラウドシステムを提供している会社は

後者の方がよっぽど優秀で、リスクのマネジメントを考えいるからです。

 

そして、2つ目の「エクセルベースが良い」という方は

データをエクセルで吐き出すことが出来るのでご心配なく。

 

一番最初に問題提議をしたファイル管理の部分ですが、

これは従来のNASサーバーと違ってクラウド上でプレビューで閲覧か

ダウンロードしてファイルを開くので、人為的なミスはかなり減らせるかと思います。

(直接データを消せるのは権限者のみ)

 

また権限付与に関しても、管理者か閲覧者かの設定を必要に応じて

変えるだけなので非常に簡単です。

 

また地震や火事になった時も

物理的にデータを社内で管理していないので

復旧することもできましたね

(結構重要なのに最初に書くの忘れていた汗)

 

なんでこんなに薦めているからというと

これが実際に良いサービスだと思っているからです。

 

弊社日本本社では、オフィスの内装設計と工事を日本全国でカバーしています。

そしてベトナム支社はハノイとホーチミンの2大都市をカバーしています。

 

我々はハード面でのオフィス構築は自信を持った物が提供出来るのですが、

オフィスを作った後のソフト面での運用は、お客様自身に任せるケースがほとんどです。

 

本音を言うと、ここの部分も我々突っ込んでいきたいんですね。

すべてのお客様が移転等をして大きく出来るわけではないので

まずは出来ることから着手していって問題を解決していきたいです。

 

本日はチームワークにおけるファイル管理から

基幹システムの移行という事を書かせていただきました。

 

現状オフィス移転や改装等をする予定が無いお客様、

もしかしたら、ソフト面での変更だけで業務が改善する可能性もあります。

 

オフィス構築のソフト面でお困りの方は、試してみてはいかがでしょうか。。

最初の30日間は無料なので触ってみるだけでも価値があるかと思います。

 

ベトナム支社では2016年の1月より

そして本社でも2017年7月(今月)よりキントーンでファイル管理の運用していきます。

 

我々がどうやって運用しているか知りたい方は

下記記載の問合せ先までご連絡ください。

 

弊社は代理店では無いので、紹介のみしか出来ませんが、

値段も780円/月(1ユーザー)からというのは良いですね。

※ウチは780年のライトコースを使っています。

 

 

写真-9

 

◼キントーン(日本向け)

https://kintone.cybozu.com/jp/

 

◼キントーン(ベトナム向け)

http://indivisys.jp/kintone

※ベトナムで運用の場合は上記から申し込んだ方が

レッドインボイスの発行とサポートサービスが

ベトナム国内で可能になるので便利かと思います。

 

ハノイ・ホーチミンにおけるオフィス設計・施工に関する、

お問合せ等御座いましたら、いつでも下記よりお問合せください。

 

◼ホームページ(ベトナム支社): http://fcv.vn/

◼ブログ(ベトナム支社): http://fcv.vn/fcblog

◼Youtubeチャンネル(ベトナム支社非公式ページ): https://www.youtube.com/channel/UCXhV7HNoK0A-oHWwF2cFU8Q

※近日中に公式チャンネル開設するよ!

 

◼お問合せ

ーハノイ

中川メール:t-nakagawa@frontierconsul.net

中川携帯 :+84 (0) 91 7791 086

 

ーホーチミン

中島メール:h-nakajima@frontierconsul.net

中島携帯 :+84 (0) 90 4939 085

(7月12日までは日本出張の為、つながりません)

 

 

 

 

 

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